11 gợi ý khôi phục tập tin Word bị lỗi

1. Đừng vội khăng khăng cho rằng tập tin của bạn đã hỏng

Nhiều người vẫn thường mắc sai lầm khó tránh khi cho rằng tập tin văn bản của họ không thể mở được nữa là do virus, hỏng hóc nào đó. Kết quả là chúng nhanh chóng bị đưa ra “nghĩa trang” thùng rác. Nên nhớ rất có thể chính ứng dụng xử lý (ở đây là Microsoft Word) hay thậm chí là hệ điều hành bị lỗi. Trước khi thực hiện việc sao lưu, cứu vãn tình thế hay sửa chữa tập tin bằng những công cụ chuyên dụng, bạn hãy thử mở các tập tin khác xem có bị lỗi tương tự hay không. Ngoài ra, hãy thử những tập tin bị cho là có lỗi trên những PC khác. Rất có thể bạn sẽ ngạc nhiên trước những gì nhận được.

2. Tạo bản sao lưu tài liệu trước khi “vọc”

Đây không phải là thủ thuật khôi phục dữ liệu, nhưng là một bước quan trọng trước khi bạn tiến hành các biện pháp chuyên biệt. Nếu bỏ qua bước này, rất có thể bạn sẽ phải lấy làm tiếc khi không đạt được hiệu quả với công sức bỏ ra ở các bước tiếp theo. Khi tập tin lỗi đã được sao lưu, bạn có thể thực hiện nhiều cách khôi phục khác nhau để đạt được hiệu quả cuối cùng.

3. Kiểm tra lại tài khoản email

Trong khá nhiều trường hợp, bạn có thể đã gửi tập tin cho ai đó. Nếu may mắn, tập tin khiến bạn dở khóc dở cười có thể vẫn đang nằm trong thư mục thư đã gửi của trình Outlook, khi bạn đính kèm. Hãy lục lọi lại thư mục này trên Outlook hoặc trong tài khoản email qua web để tìm kiếm. Biết đâu thần may mắn sẽ giúp bạn.

4. Chạy trình kiểm tra ổ đĩa CHKDSK

Rất có thể khi lâu ngày sử dụng Windows “sinh bệnh”. Hãy chạy trình CHKDSK (Vào Start-->Run, nhập CMD, gõ CHKDSK), rất có thể ứng dụng hữu ích này sẽ kiểm tra, chữa lỗi cho hệ thống. Bản báo cáo chi tiết nhờ vào trình kiểm tra ổ cứng sẽ giúp bạn xác định liệu lỗi của tập tin nằm ở hệ điều hành, các tập tin hệ thống hay của chính tập tin Word.

5. Thử chuyển đổi tập tin sang định dạng khác

Đây là một thủ thuật đơn giản nhưng rất có thể mang lại kết quả không ngờ. Khi vẫn có thể mở được tập tin, bạn hãy lưu lại sang định dạng khác như RTF hay TXT. Tất nhiên, định dạng của văn bản gốc vì thế sẽ mất khi các mã (có thể là nguyên nhân lỗi) của Word đã bị gỡ bỏ.

6. Giải nén văn bản thô

Mặc dù thủ thuật ở trên thường rất đắc dụng, nhưng bạn chỉ có thể lưu thành định dạng mới như RTF hay TXT khi có thể mở được tập tin. Trong trường hợp Word bó tay, bạn hãy nhờ tới một trình ứng dựng xử lý văn bản khác hỗ trợ định dạng của tập tin. Một cách khác là bạn nhờ vào các trình biên tập mã chuyên dụng dành cho các nhà lập trình như Notepad ++ (miễn phí) để trích xuất tập tin, hi vọng khôi phục được văn bản.

7. Sử dụng trình chuyển đổi (converter) của Word

Trong nhiều trường hợp, bạn vẫn có thể khôi phục phần văn bản của tập tin nhờ vào công cụ chuyển đổi của Word. Hãy nhấp vào File, chọn Open, khi hộp thoại xuất hiện chọn tập tin bị lỗi. Sau đó, bạn hãy chọn tác vụ Recover Text From Any File từ menu Files of Type sổ xuống. Bộ lọc này sẽ nhập thẳng mã ASCII từ bất kỳ tập tin nào. Bạn có thể sẽ mất đi các định dạng của văn bản gốc, thậm chí là các hình ảnh, biểu đồ nếu có. Tuy nhiên, cơ hội để lấy lại phần văn bản của tập tin lỗi là rất cao. Lưu ý phương pháp này có một hạn chế nhỏ là chỉ áp dụng với các định dạng của Word 97-2003 (tất nhiên, sẽ nói “không” với các tập tin docx hay dotx).

8. Sử dụng Open And Repair

Word XP và các thế hệ kế nhiệm đều hỗ trợ tùy chọn Open And Repair. Nhờ vào đó bạn có thể sử dụng để buộc ứng dụng thực hiện việc khôi phục. Mở hộp thoại Open, chọn Open And Repair từ danh sách menu sổ xuống phía góc phải ở trên. Rất có thể Open And Repair sẽ trở thành giải pháp hữu ích cho bạn.

9. Tận dụng tính năng tự động sao lưu hệ thống trên Windows Vista

Nếu sử dụng Vista, bạn có thể tận dụng khả năng tự động sao lưu tập tin của hệ điều hành. Trong trường hợp bản sao lưu của hệ điều hành chứa tài liệu lỗi, cơ hội để bạn tìm lại tập tin gốc là rất lớn. Hãy nhấp chuột phải vào tài liệu lỗi, chọn Properties từ menu tắt. Khi hộp thoại này xuất hiện, bạn hãy chọn tab Previous Versions (lưu ý là tab này chỉ hiển thị khi bạn lưu tập tin trên ổ đĩa định dạng NTFS). Nếu có bản sao lưu, bạn sẽ thấy thông tin hiển thị ở tab này. Bạn có thể xem chi tiết cách cấu hình và sử dụng tính năng này trên Windows Vista tại đây.

10. Tạo lại header tập tin

Mặc dù mỗi tập tin Word là khác nhau, nhưng chúng đều được tạo bởi cùng một phiên bản của ứng dụng, do đó header tập tin là giống nhau. Tất nhiên, thông tin header của mỗi phiên bản không hoàn toàn giống nhau. Trong trường hợp tập tin bị lỗi, giả định phần lỗi nằm ở header, bạn hãy mở một tập tin đã soạn thảo không bị lỗi, sao chép phần header và sử dụng một trình biên tập văn bản để lưu sang tập tin lỗi, ghi đè phần header cũ. Nếu phần header của tập tin cũ bị lỗi, thủ thuật này sẽ khắc phục giúp bạn.

11. Sử dụng trình khôi phục chuyên dụng

Khá nhiều ứng dụng thứ ba hiện nay trên thị trường có thể trở thành “bác sĩ” giúp bạn trong trường hợp tập tin Word đột tử. Các tên tuổi nổi tiếng nhất phải kể đến là OfficeRecovery, Ontrack Easy Recovery. Sử dụng các công cụ chuyên biệt sẽ giúp bạn có thêm cơ hội để cứu dữ liệu, tất nhiên, bạn cũng phải trả phí ít nhiều. Ngoài ra, phần trăm “thắng lợi” còn phụ thuộc mức độ dữ liệu đã hỏng hóc.